成本成本是公司日常管理中的重要主题。它们都会影响财务管理和与员工的关系，无论是管理人员还是员工。但是，如果这些成本不太受监督，则可能成为混乱和冲突的根源。因此，必须避免错误并保证健康透明的管理。但是，一方面适用于另一侧的规则呢？解密良好的实践。
成本在业务管理中的作用
费用的成本是文件，允许员工或经理在职能框架内偿还所产生的专业费用。这可能包括旅行，餐饮，住宿，甚至是为了平稳运行任务所需的购买。
对于公司而言，为了避免滥用或错误，必须严格管理费用。作为经理，重要的是要建立一个清晰的框架，以进行管理和报销。这不仅符合有效的立法，还符合与您的员工保持良好关系，保证透明和公正的规则。
偿还员工费用的规则
在员工方面，必须根据要偿还的具体标准来证明成本的成本是合理的。以下是要以下的主要规则：
仅专业费用
费用的成本必须与专业费用有关。例如，在商务旅行期间吃的一顿饭或购买任务所需的设备是可偿还的费用。另一方面，无法偿还个人费用，例如与朋友共进午餐或购买与任务无关的物品的购买。
强制支持文件
员工必须始终提供详细说明费用性质的支持文件：发票，现金收据等。这些文件对于证明这笔费用是在专业活动的背景下进行的。没有有效的证据，公司可以拒绝偿还费用。
尊重天花板和内部规则
一些公司对特定成本（例如餐点或住宿）的特定成本施加了支出上限。这些天花板可能会因活动领域或公司内部政策而有所不同。因此，员工必须确保他们尊重这些限制，并受到不偿还的罚款。例如，可以指定城市以外的一顿饭的数量不得超过一定金额。
提交费用的程序
员工通常必须遵守特定时间来承担费用。这个时期可能会因一家业务而异，但是在支出后通常几周。此外，必须正确填写费用说明，并提供促进会计服务验证所需的所有信息。
领导者关于成本成本的义务
尽管业务领导者通常负责公司的财务和支出管理，但在涉及自己的成本时也受到特定规则的约束。但是，根据公司的结构（例如，SARL，AS等），他们的条件可能与员工的条件略有不同。
遵守专业费用
像员工一样，经理还必须确保成本专业。但是，就经理而言，费用性质的问题有时会更加复杂，尤其是当他们必须在更非正式的情况下进行活动或商务会议时。
内部控制：避免滥用
管理人员必须特别警惕为避免与个人支出混淆的风险所产生的费用。作为负责财务管理的负责，经理必须制定严格控制成本的政策。例如，可能有必要采用内部程序，在该程序中，由经理本人（尤其是大型公司）以外的官员验证费用。
退款和税收
经理与雇员有关专业成本的报销的税收规则相同。另一方面，经理报销的方法可能会略有不同，尤其是在社会地位或社会贡献方面。至关重要的是，这些费用是合理的和透明处理的，以免导致税收恢复。
伪装的个人费用
对管理者的另一个警惕点是滥用的风险，例如将伪装成专业费用的个人费用开票（例如，以“代表成本”购买个人商品）。税务机关可能特别关注这些做法，如果他们认为支出是不合理的，则罚款。
领导者在实施内部规则中的作用
为了避免任何误解或冲突，管理者必须定义并清楚地传达与成本有关的内部规则至关重要。所有员工都必须访问这些规则并定期更新。一个好的框架包括：
- 明确的有关偿还费用的政策 ：所接受的成本类型必须得到很好的定义（餐，运输，住宿等）以及报销条件（天花板，支持文件）。
- 提交费用的工具 ：数字工具管理工具的使用可以简化流程，从而可以快速提交，电子验证和实时支出监控。
- 团队培训 ：必须培训员工的专业费用管理政策，以便充分了解公司的规则和期望。
不遵守规则的风险
虐待成本成本的后果可能是严重的。一方面，如果员工不提供必要的支持文件或超过天花板，则可以看到他的拒绝报销。另一方面，如果认为成本不合理或过度，经理可以使自己受到税收制裁。
因此，如果控制税务管理局，建议制定严格透明的政策，以避免调整税收或罚款。
